为了加强中国企业管理科学基金会（以下简称基金会）档案的规范管理，有效地保护和利用已有的档案，借以推动基金会各项工作的开展，根据《中华人民共和国档案法》和国资委机关档案工作及中国企联的有关规定，结合基金会的实际情况，制定本办法。

    一、基金会档案管理工作由秘书处统一领导，办公室具体负责，业务上受国资委、中国企联的指导、监督和检查。主要任务是：

(一)管理基金会的全部档案，负责基金会档案的接受、整理、立卷、归档、利用和销毁。

(二)负责制定基金会档案管理工作的相关规章、制度。

二、文件归档范围

凡是反映基金会工作活动、具有参考价值的文件（包括文字资料、电文、传真、电话记录、照片、图片、题词、录音、录像、光盘和软盘等）均属归档范围。

(一)上级主管机关的文件：

1、机关召开的重要会议的主要文件和上级机关转发基金会

的文件；

2、上级颁发的需要基金会执行的文件及法规性文件；

3、党和国家领导人、上级主管机关领导有关基金会工作的指示、批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的音像资料。

(二)基金会的文件

1、理事会会议的报告、讲话、纪要及音像资料；

2、理事长办公会会议纪要；

3、上报的请示与上级机关的批复文件；

4、基金会印发的有关业务活动的正式文件等；

5、基金会成立、登记、年审、启用印信、行政介绍等文件材料；

6、基金会与有关单位签订的各种合同、协议书及相关文件材料；

7、章程、制度、重要活动的简报、音像资料、荣获的奖励证书等；

8、基金会年度工作总结、工作计划及领导批示的重要文件、电话记录等；

9、资助项目立案、批复、完成情况的有关文件材料；

10、外单位与基金会业务往来的重要文件及其它应归档的文件材料等；

11、基金会工作中形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件资料，由财务部代为归档；

12、财产、物资管理凭证、清册等相关文件档案由后勤服务中心代管。

三、档案的立卷质量要求

(一)归档的文件材料，须按照年度、组织机构、文体特征分类整理立卷。

(二)归档文件材料的种类、份数、逐页编号以及每份文件的总页数应与卷首填写的“卷内目录”相一致，保证每份文件齐全完整。

(三)归档文件中应当将每份的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件合一立卷。

(四)一般是按年度立卷，但跨年度的请示与批复，应放在批复年立卷；而跨年度的会议文件则应放在会议开幕年立卷。

(五)卷内文件材料的排序为：密不可分者依时序排列在一起；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；原件在前，更正补充在后；结论性文件在前，依据性材料在后。

(六)文件立卷装订时，应去掉文件上的金属物，以装订法不妨碍阅读文件为原则。每卷文件一般不超过300页。如有破损文件或大于、小于A4纸大小的，要粘补或剪切为A4纸大小。

(七)卷内目录必须打印准确清楚。案卷标题应简明确切地反映卷内文件内容，一般包括责任者、问题和文件，并使用规范化简称。

四、档案保管期限

基金会档案保管期限限定为永久、长期（50年）和短期（15年以下）三种。

五、档案的管理和利用

(一)档案必须存放于防火、防盗、防潮、防蛀的档案柜中。工作人员要经常检查，发现问题及时解决。

(二)办公室必须认真从事基金会档案的收进、移出、保管、利用和销毁的详细登记工作，并按要求向上级主管部门报送基金会档案基本情况的统计分析年报。

(三)办公室根据本办法“档案保管期限”的标准，对基金会超期限的档案经过审查鉴定后，对确无保存价值的档案提出销毁建议，经主管副秘书长、秘书长审核报理事长批准后销毁。

(四)对已批准销毁的档案，必须在案卷目录上予以注销，并由两人执行监销工作。对有些资料应集中定期销毁。

(五)查阅基金会档案，由秘书长批准；查阅重要文件、资料（包括理事会会议纪要、理事长办公会会议纪要、人事、财务档案）由秘书长报理事长批准。一般情况下，阅览基金会文件资料不得复制，（人事、财务档案由相关部门监阅），更不能擅自带离基金会。国家领导人为基金会的题词、重要批示的原件和重大活动中的音像资料，不经秘书长并报理事长批准，任何人不得擅自复制和公开转发及张贴。

(六)本办法自2010年1月1日起执行，有关问题未尽事宜，由基金会秘书处办公室解释。